# Gestion des Fournisseurs et Contrats

## Types de Contrats en Copropriété

### Contrats récurrents (annuels ou pluriannuels)

| Prestation | Fréquence type | Durée type |
|-----------|----------------|-----------|
| Nettoyage parties communes | Mensuel | 1-3 ans |
| Espaces verts | Mensuel (saison) | 1-3 ans |
| Assurance multirisques | Annuel | 1 an (tacite reconduction) |
| Maintenance ascenseur | Mensuel | 1-5 ans |
| Entretien chaufferie (P2) | Annuel | 1-3 ans |
| Chauffage (P1 fourniture) | Mensuel | 1-3 ans |
| Désinsectisation / dératisation | Semestriel | 1 an |
| Entretien portail / interphone | Annuel | 1-3 ans |
| Vérification extincteurs | Annuel | 1 an |
| Compteurs eau (location/relevé) | Annuel | 3-5 ans |

### Contrats de maintenance types

**P1** : Fourniture d'énergie (gaz, fioul, électricité pour le chauffage)
**P2** : Entretien et petit dépannage des installations de chauffage
**P3** : Remplacement des pièces défaillantes (garantie totale)
**P4** : Financement et renouvellement des installations (rare)

### Interventions ponctuelles

Plombier, électricien, serrurier, peintre, etc. Pas de contrat récurrent. Le syndic doit veiller à obtenir des devis préalables sauf urgence.

## Suivi des Contrats

### Fiche fournisseur (informations à conserver)

```
- Raison sociale et SIRET
- Adresse et contacts (téléphone, email)
- Nature de la prestation
- Date de début du contrat
- Date d'échéance / renouvellement
- Préavis de résiliation
- Clause de révision de prix (indice applicable)
- Montant annuel HT et TTC
- Fréquence de facturation
- Modalités de paiement
- Qualité du service (évaluation annuelle)
```

### Tableau de suivi annuel

Maintenir un tableau de bord :

| Fournisseur | Prestation | Montant/an | Fin contrat | Préavis | Prochaine action |
|-------------|-----------|-----------|------------|---------|-----------------|
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |

## Mise en Concurrence

### Obligations

Le syndic a un devoir de **bonne gestion** (art. 18 loi 1965). La mise en concurrence est une bonne pratique, pas une obligation légale stricte sauf :
- Contrats dépassant un seuil fixé par l'AG
- Travaux soumis au vote de l'AG (devis comparatifs à joindre à la convocation)

### Bonnes pratiques

1. **Mise en concurrence systématique** au renouvellement (minimum 3 devis)
2. **Comparaison sur les mêmes bases** : périmètre de prestation identique
3. **Critères d'évaluation** : prix, qualité de service, réactivité, garanties, références
4. **Consultation du conseil syndical** avant toute décision significative
5. **Compte-rendu** au conseil syndical avec recommandation motivée

### Procédure type

1. Rédiger un cahier des charges précis
2. Solliciter au moins 3 devis
3. Comparer les offres (grille de notation)
4. Consulter le conseil syndical
5. Signer le contrat (si dans les pouvoirs du syndic) ou soumettre au vote AG

## Résiliation de Contrats

### Vérifications préalables

1. **Clause de durée** : contrat à durée déterminée (attendre l'échéance) ou indéterminée
2. **Préavis** : respecter le délai contractuel (souvent 2-3 mois)
3. **Mode de résiliation** : LRAR (recommandé, preuve de la date)
4. **Pénalités** : vérifier l'absence de clause de résiliation anticipée onéreuse

### Modèle de résiliation

Le courrier de résiliation doit contenir :
- Référence du contrat (numéro, date de signature)
- Objet : résiliation du contrat
- Date de prise d'effet
- Demande de confirmation écrite

## Négociation

### Leviers de négociation courants

- **Volume** : regrouper plusieurs prestations chez le même fournisseur
- **Durée** : engagement pluriannuel en échange d'un tarif réduit
- **Benchmark** : montrer les devis concurrents
- **Délai de paiement** : escompte pour paiement rapide
- **Indexation** : négocier un plafonnement de la clause de révision

### Points d'attention

- Ne jamais signer un contrat sans le conseil syndical (bonne pratique)
- Vérifier les assurances RC et décennale des prestataires (travaux)
- Contrôler les certifications obligatoires (ex: Qualibat pour travaux)
- Archiver tous les devis, même non retenus (justificatif de mise en concurrence)

## Audit Annuel des Fournisseurs

Chaque année (idéalement avant la préparation du budget prévisionnel), passer en revue chaque fournisseur.

### Questions par poste

Pour chaque fournisseur :
1. **Coût/an** : combien a-t-on payé sur le dernier exercice ?
2. **% du budget** : quel poids dans le budget total ?
3. **Évolution** : le tarif a-t-il augmenté ? De combien sur 3 ans ?
4. **Concurrence** : quand a-t-on demandé des devis concurrents pour la dernière fois ?
5. **Périmètre** : est-ce qu'on paie pour ce qu'on utilise réellement ?
6. **Qualité** : des plaintes ? des retards ? des interventions ratées ?

### Règle de mise en concurrence

**Tout fournisseur représentant > 5% du budget et non mis en concurrence depuis 3 ans doit faire l'objet de devis comparatifs.** Ce n'est pas une obligation légale mais une bonne pratique de gestion qui protège le syndic.

### Format de sortie

Voir le format "Audit Fournisseurs" dans [references/formats.md](formats.md).

### Postes à surveiller en priorité

Les 4 premiers postes représentent généralement 40 à 65% du budget :
1. Chauffage (très variable, dépend du prix de l'énergie)
2. Nettoyage (stable mais rarement mis en concurrence)
3. Assurance (augmentations fréquentes de 5 à 10%/an)
4. Honoraires syndic (disparaît en bénévole)

Le reste (eau, électricité, espaces verts, contrats maintenance) mérite une revue mais les leviers sont plus limités.
